Je wilt een factuurconcept maken, maar gegevens staan verspreid over een offerte, een bericht en een spreadsheet. Een hulpmiddel kan het document opmaken, maar niet bepalen of de informatie klopt. Verzamel daarom eerst de afgesproken gegevens. Behandel de eerste versie als concept tot iemand de bedragen en administratieve vereisten heeft gecontroleerd. Zo voorkom je dat een nette opmaak als bewijs van juistheid wordt gezien.
Gebruik het akkoord als uitgangspunt
Neem de omschreven werkzaamheden uit de echte overeenkomst of het bevestigde voorstel. Controleer welke onderdelen uitgevoerd zijn en welke aanvullingen apart zijn goedgekeurd. Schrijf geen extra werk op een factuur omdat je vermoedt dat de klant ermee instemt.
Gebruik de actuele klantgegevens uit een betrouwbare bron. Bewaar wijzigingen met datum, zodat duidelijk blijft waarom het concept afwijkt van een eerder document. Deel een klantbestand niet breder dan nodig.
Controleer de berekening apart
Maak onderscheid tussen aantallen, eenheidsbedragen, eventuele kortingen en belasting. Controleer de optelling met een tweede methode. Een formule werkt alleen met de juiste invoer. Een verkeerd teken of dubbel ingevoerde regel kan ook in een automatisch gemaakt document blijven staan.
Neem geen belastingpercentage uit een algemeen voorbeeld over. De toepasselijke behandeling hangt van je situatie af en moet door de verantwoordelijke voor je administratie worden bevestigd. Dit artikel is geen fiscaal advies.
Geef het concept een herkenbare status
Gebruik een bestandsnaam waarmee je de versie terugvindt. Zet een nog niet gecontroleerde factuur niet in dezelfde map als verzonden definitieve documenten. Leg vast wie controleert en wanneer het document klaar mag worden gemarkeerd.
Controleer daarnaast wat een gekozen app precies bewaart en exporteert. Een lokale conceptmaker hoeft bijvoorbeeld geen volledige administratie of klantenportaal te bevatten. Baseer je keuze op de getoonde inhoud en functiegrenzen.
Rond af met een vaste controle
Lees ontvanger, omschrijving, bedragen en bijlagen na vóór verzending. Vraag bij twijfel je boekhouder of administratieverantwoordelijke om beoordeling. Neptox Select toont Clearbill Invoice Tool als lokale factuurconceptmaker. Bekijk de productinformatie voordat je die inzet. Je houdt zelf verantwoordelijkheid voor juiste gegevens, toepasselijke regels en de uiteindelijke verzending.